ビジネスではよく「ホウレンソウ」が大切って聞きますよね。実際にビジネスの現場では「ホウレンソウ」ってかなり重要なのですが、意外とできていない人が多いと思っています。皆さんは正しい「ホウレンソウ」を行えているでしょうか。私は「ホウレンソウ」する立場、される立場を両方経験してきましたが、される立場になった際に特に大切さを感じました。新人の方もベテランの方も今回の記事を読んで、今一度「ホウレンソウ」について考えてみてください。
「報告」のポイント
まずは「報告」のポイントを３つ紹介します。
- 簡潔に結論を伝える
→報告する相手は基本的に目上の相手になります。相手を長時間拘束しないように事前に話す内容をまとめ、結論を簡潔に伝えましょう。
- 事実をそのまま伝える
→報告に個人的な感情は必要ありません。報告しづらいことでも事実をそのまま伝えましょう。数字やデータなど具体的に伝えることができれば更に良いです。
- 自分の意見を伝える
→報告に自分の感情は不要ですが、自分の意見を伝えるのはむしろ好印象です。もしうまくいっていない事を報告する場合は、改善案なども一緒に報告しましょう。
次に報告のタイミングです。適切な報告タイミングは正直人によりますが、とにかく後回しにしないことが大切です。
私は報告される側になった際に、「なんでもっと早く言わないの。」と感じることが非常に多かったです。期限ギリギリになって「できません。」というは実は結構あります。
物事がうまくいっていない時は報告しづらいですが、そういう時こと報告をしましょう。あなたが報告する人はあなたよりも経験豊富な方だと思います。良い改善案を提示してくれるかもしれません。また、自分自身で改善案をもって報告できるようになればあなたは一人前です。
「連絡」のポイント
次は「連絡」のポイントです。連絡はとにかく「スピード」が大切です。特にスケジュール関連の連絡（日程変更、時間の変更）は早めに伝えるように心掛けましょう。また連絡内容が複雑で説明が困難な場合は、先に要点のみを相手に伝えて詳細は資料にまとめて後で伝えるなどの方法でも大丈夫です。
「相談」のポイント
最後に「相談」のポイントです。相談のポイントは「即座に簡潔に事実を隠さず」伝えることです。基本的に相談するときは自分がミスをしてどうしたら良いかわからない場合が多いと思います。ミスをすると気分が落ち込んでしまいますが、そんな時こそスピーディーに対応できるようになりましょう。ただし、相手の都合を考えることも大切です。相談相手が忙しい場合は事前にアポイントを取りましょう。もちろん緊急の場合はすぐに相談です。
まとめ
私は社会人になってホウレンソウの大切さを実感しました。新人のときは「こんな報告に何の意味があるんだ」とか思っていた時期もありましたが、仕事の難易度と責任が上がってくるにつれて本当に大切だなと痛感しています。
皆さんも今一度ホウレンソウの大切さについて考えてみてください。
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